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基于“协同、分担、创新”理念的电力物资计划

        发布时间:2018-10-16 11:30        编辑:北极电力网

[摘要]为全面提升物资计划质量,探索专业协同、责任分担、创新应用的电力物资计划审查管控体系,提高了计划精益化管控能力,增强了物资计划管理的龙头引领作用,明显提升了物资采购成功率,保障了电网工程物资有序供应。

关键词:专业协同;责任分担;创新应用

一、引言

按照现代物资需求计划“全面覆盖、全程管控、全员参与”最新工作要求,充分发挥计划管理龙头作用,多措并举,统筹兼顾,实现计划管理横向协同纵向贯通的管理机制[1]。经过创新应用新的电力物资计划审查质量管控体系,公司计划及招标文件质量和审查效果大幅提升,准确率达到95%以上。

二、主要做法介绍

(一)横向专业协同,确保物资管理和项目管理有效衔接

1、跨部门共同研究批次安排和时间节点。年初,物资部门组织项目管理、实施单位召开年度批次安排和采购策略讨论会,重点研究批次时间节点与项目安排之间的衔接,同时分析专项批次对项目管理的影响,并对项目管理提出适应性调整。

2、联合项目管理部门开展专项资金采购方案编制工作,这是物资与项目管理部门协同的主要措施。物资部门主动参与项目部门专项资金安排,将电力物资计划管理工作迁移,并积极开展采购方案编制工作,为项目物资采购提出要求和建议。对于特种物资的专项采购,开展有针对性采购方案编制,具体包括拟纳入批次,招标文件编制、物料编码确定、采购方式选择等,确保相同项目类型的物资能够“整体批量”完成采购,有效避免了过去挤牙膏式计划申报模式,从而提高了项目建设和项目资金整体进度。

3、积极推动项目管理部门尽早下发项目预安排计划。按照招标采购流程,正常的采购周期将在3个月以上,项目下达后启动招标程序容易造成物资无法及时供应,这成为项目和物资之间的矛盾焦点。在年初合理安排采购批次的基础上,重点批次做到预安排、预提醒,提早敦促项目部门完成前期准备工作,大大减少了物资与项目之间的矛盾。

(二)纵向审查责任分担,实行三级计划审查模式

1、强化物资归口管理,完善计划审查内控机制。授予下属单位物资部门物资管理职能,对所属单位物资工作进行归口管理。各级物资需求单位加强计划预审工作,实行三级计划审查模式,实现管控关口前移和责任分解机制。坚持物资计划和招标文件审核、分析、总结、通报的周期化、常态化工作机制,定期分析通报物资计划申报工作质量,加强对存在问题的整理汇总和诊断分析,持续改进,促进物资计划管理水平提升。

2、完善招标文件管理工作流程。制定了招标文件编制和审查责任制度及流程,健全招标文件编制和审查内控机制,细化并明确了技术部门、设计单位和项目主管部门各自的工作职责和工作要求。强化项目需求单位对技术参数把关和确认工作,突出过程管控,注重闭环管理,通过有效的内控机制,实现审查质量相互监督,共同提高。

3、开展了标书编制质量的通报考核工作。为了加强对需求单位招标文件编制和审查工作质量的考核,制定了招标文件编制质量考核管理暂行办法,加强对承担35千伏及以上工程项目设计任务的设计单位进行考核通报。一是对于设计单位的考核,根据批次申报的所有项目,按照设计单位承担设计和审查任务的标书数量,统计标书编制准确率和标书审查合格率,给予相应的评价考核;二是对项目需求单位的考核,根据批次需求计划申报情况,按照项目单位分别统计招标文件编制质量,统计结果纳入到相应指标考核。

(三)有效借助标准化和信息化,推动计划管理水平提高

1、组织编制电力物资采购策略应用对应清单。依据电力物资管理要求,结合区域电力物资需求应用特点,梳理常用物资和物料编码,实现采购明细细化至物料编码,形成物资采购策略应用对应清单表,使得采购策略更具有操作性和计算识别能力,同时物资标准化的采购策略数据部署至信息系统,利用了系统自动判断功能,有效提高基层申报计划的准确性申报效率。

2、开发物资计划管理辅助审查程序。将审查过程进行系统性多维度分解,按照商务审查、技术审查、合理性校验三个环节形成基础数据表,将审查过程实现计算机自动审查,计划管理从人工审查逐步过渡到计算机审查,计划专责的任务从繁琐审查工作转化为对程序基础表维护,审查的质量和效率大大提高。

3、大力推进固化招标文件工作,实现物料编码、招标文件关联。一是结合电力物资标准化、精细化管理要求,根据使用环境和电网特点,联系项目主管部门开展电网设备材料标准梳理工作,形成电网工程标准物料库,提高电力物资的通用性。二是积极开展固化招标文件工作,改变标书管理和编制模式,需求单位只需选用标准技术规范即可,无需自行编制,由编制模式转变为选用模式,建立物料和标书的关联,降低计划申报难度,提高计划申报准确性。三是结合前期招标澄清问题和履约问题反馈,集中对现行采购标准和招标文件进行修订,同时固化到信息系统,形成统一的招标文件编码,实现采购标准、物料编码、招标文件三者关联,提高标书的适用性和准确率。

三、综述

为保证电力工程物资及时供应,提高需求物资的准确性,创新探索了全新电力物资计划审查质量管控体系,遵循“跨专业协同、明晰责任、信息手段应用”的工作要求,高效、高质量完成物资需求计划提报,大大减少招标采购、履约供应的风险,提升整体的物资管理水平。国网安徽省电力公司物资公司 孙楷淇

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